Положение о дистанционной работе: как устроить документ, какие разделы включить и готовый шаблон

Руководитель переводит сотрудников на удалёнку, обсуждает условия на словах, а спустя несколько месяцев выясняется, что никто не может дать внятный ответ на базовые вопросы: кто и по какому графику трудится, как учитывается рабочее время, на ком лежит ответственность за технику, что считается нарушением и чем оно подтверждается. Одних устных договорённостей здесь недостаточно — в спорной ситуации или при проверке они почти не имеют веса.

Единый порядок задаёт не отдельный приказ и не трудовой договор, а локальный нормативный акт — положение о дистанционной работе. Этот документ устанавливает общие правила для всех удалённых сотрудников и заметно снижает риск трудовых споров. Далее разберём, что именно регулирует документ, из каких разделов он состоит, на какие нормы опирается — главу 49.1 ТК РФ и ФЗ № 407-ФЗ — и как выстроить контроль удалённых сотрудников без нарушений закона.

Основные понятия и определения

До того как перейти к структуре документа, уточним ключевые термины. Они нужны, чтобы понимать, в чём разница между положением и трудовым договором и что вообще относится к локальному акту.

• Дистанционная работа — выполнение трудовых обязанностей вне места нахождения работодателя, его филиала либо стационарного рабочего места, с применением интернета и сетей связи.

• Дистанционный работник — сотрудник, чей трудовой договор или дополнительное соглашение предусматривает удалённую работу, либо переведённый по ст. 312.9 ТК РФ.

• Локальный нормативный акт (ЛНА) — внутренний документ работодателя, определяющий правила для всех сотрудников или их части; положение о дистанционной работе — один из таких документов.

• Трудовой договор о дистанционной работе — базовый документ, в котором условия фиксируются персонально для конкретного работника.

• Дополнительное соглашение — документ, изменяющий условия уже действующего трудового договора, например при переходе сотрудника на удалёнку.

• Временный перевод — переход на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных ситуациях, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ.

• Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами между работодателем и сотрудником, каждый из которых подписан электронной подписью либо иным способом, дающим возможность достоверно установить подписавшего.

• Электронная подпись — реквизит документа, подтверждающий его авторство; стороны вправе применять усиленную квалифицированную либо другую подпись по договорённости.

• Электронный образ документа — сканированная копия или фотография бумажного документа, переданные в электронном формате.

• Акт передачи оборудования — документ, отражающий, какие технические средства работодатель передал сотруднику для выполнения работы.

• Режим рабочего времени — установленные договором или правилами внутреннего трудового распорядка часы работы и отдыха дистанционного сотрудника.

• Невзаимодействие с работодателем — дополнительное основание для расторжения договора: отсутствие связи без уважительной причины в течение оговорённого срока.

Суть за минуту

Положение о дистанционной работе — это внутренний локальный акт, который устанавливает единые правила удалённой работы: формы, режим, взаимодействие, технику, охрану труда и порядок расторжения договора. Разрабатывают его на основании главы 49.1 ТК РФ и ФЗ № 407-ФЗ, а нормы о контроле удалённых сотрудников включают с оглядкой на 152-ФЗ и письменное согласие работника. Положение не подменяет трудовой договор, а дополняет его общими правилами.

Что регулирует положение о дистанционной работе

Положение о дистанционной работе — внутренний локальный нормативный акт, который работодатель разрабатывает и утверждает, чтобы упорядочить отношения с сотрудниками, выполняющими трудовую функцию вне места нахождения работодателя. Он превращает устные договорённости в формальные правила: чем удалённая работа отличается от обычной, как оформляется перевод, как строится взаимодействие и что делать при конфликте интересов.

Здесь важно увидеть границу: положение задаёт общий порядок для всей категории удалённых сотрудников, тогда как персональные условия — график, оклад, конкретная техника — остаются в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Именно поэтому документ не дублирует договоры, а дополняет их: договор отвечает на вопрос «что у конкретного человека», а положение — «какие правила действуют у нас в целом».

На практике локальный акт становится нужен, когда удалёнка перестаёт быть единичным случаем. Пока на удалёнке один-два человека, вполне достаточно договоров. Когда их десятки, без общего документа руководитель и кадровики раз за разом решают одни и те же вопросы заново и рискуют получать разные ответы на один и тот же вопрос.

Правовая база: глава 49.1 ТК РФ и ФЗ № 407-ФЗ

Положение не пишется «с нуля по наитию» — у него есть конкретная правовая основа. Главная норма — глава 49.1 ТК РФ, регулирующая дистанционную (удалённую) работу и временный перевод. Именно она вводит понятия дистанционной работы и дистанционного работника, определяет порядок взаимодействия сторон и особенности расторжения договора.

Второй ориентир — Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ. Он внёс в Трудовой кодекс изменения, касающиеся регулирования дистанционной работы и временного перевода сотрудника по инициативе работодателя в исключительных случаях. Большинство образцов положения ссылаются на эти два документа в преамбуле, и это верная практика: она подтверждает, что локальный акт не расходится с законом.

Отдельно следует назвать Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: без него трудно корректно описать электронный документооборот с удалённым сотрудником. А если положение затрагивает контроль активности, в правовую базу добавляется 152-ФЗ о персональных данных. Проще говоря, чем аккуратнее вы сошлётесь на нормы в самом начале, тем меньше вопросов возникнет при проверке.

Сравнение форм дистанционной работы

Формы отличаются оформлением, сроком и частью гарантий. Таблица помогает быстро определить, какой вариант подходит под конкретную задачу компании.

Вывод: именно форма перевода определяет, что придётся прописать в договоре и акте. Чем более временный характер у формы, тем важнее заранее описать срок и порядок возврата сотрудника на стационарное рабочее место.

Три формы различаются не только сроком, но и набором оснований: постоянная закрепляется договором или дополнительным соглашением, временная — переводом на срок, периодическая — чередованием периодов присутствия.

Виды и формы дистанционной работы

ТК РФ и типовые положения называют три формы дистанционной работы. Их необходимо развести прямо в документе, поскольку для каждой формы отличаются оформление и часть гарантий. Если этот раздел пропустить, дальше по тексту станет непонятно, о какой именно удалёнке идёт речь.

Форма перевода задаёт и перечень документов, и набор условий, которые нужно прописать в разделе о взаимодействии. Постоянную работу удобнее закреплять договором или допсоглашением, а временный перевод имеет свой срок и порядок возврата. Разводить формы стоит в самом документе, а не в отдельных письмах, иначе одни и те же вопросы придётся решать заново при каждом переводе.

Постоянная дистанционная работа

Это базовая форма: сотрудник выполняет трудовую функцию дистанционно на постоянной основе, и условие об этом зафиксировано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Такой работник трудится вне офиса регулярно, а его взаимодействие с работодателем строится по правилам, описанным в положении.

Для постоянной формы особенно важно заранее урегулировать вопросы техники, режима и отчётности: сами по себе они не «подтянутся». Если руководитель не закрепит их в документах, каждый сотрудник будет трактовать их по-своему.

Временная непрерывная (до 6 месяцев)

Эта форма предполагает непрерывную дистанционную работу в течение срока, не превышающего шести месяцев. Она удобна для проектных задач, сезонной нагрузки или временных ограничений, когда переводить человека на постоянную удалёнку смысла нет.

В положении для такой формы стоит указать предельный срок, порядок его продления и условия возврата сотрудника на стационарное рабочее место. Неопределённость по срокам — частая причина споров: сотрудник воспринимает перевод как бессрочный, а работодатель — как временный.

Временная периодическая

Третья форма — чередование работы в организации и вне её. Сотрудник время от времени появляется на стационарном рабочем месте, а часть времени работает дистанционно. Такая форма встречается в гибридных графиках и требует особенно чёткого описания режима.

Здесь полезно закрепить, кто и как определяет периоды присутствия, как они согласуются и как учитывается рабочее время в удалённые дни. Без этого гибридный график превращается в источник постоянных уточнений между сотрудником, руководителем и кадрами.

Структура положения: обязательные разделы

Унифицированной формы закон не устанавливает, поэтому структуру работодатель определяет самостоятельно. Однако по практике и по логике регулирования в положении должны присутствовать разделы, охватывающие весь жизненный цикл удалённой работы — от приёма до увольнения. Ниже — каркас, который можно взять за основу образца.

Каждый раздел решает свою задачу и отвечает на конкретный рабочий вопрос: как сотрудник оказался на удалёнке, как он получает задания и отчитывается, по какому режиму работает и что происходит при завершении отношений. Если хотя бы один блок пропустить, документ останется с пробелом, который придётся закрывать отдельным приказом или договором. Поэтому каркас разумнее собирать целиком, даже если часть формулировок ещё будет уточняться.

Общие положения и понятия

Раздел открывает документ и задаёт рамки: на основании каких норм он принят, на кого распространяется, какие понятия использует. Здесь же обычно указывают, что на дистанционных работников распространяется трудовое законодательство и локальные акты работодателя с учётом особенностей самого положения.

Если понятия не расшифрованы в начале, дальше придётся либо повторяться, либо оставлять формулировки двусмысленными. Короткий глоссарий в этом разделе — не формальность, а рабочий инструмент.

Формы и основания дистанционной работы

Здесь перечисляют формы удалённой работы и основания для каждой из них. Для постоянной это трудовой договор или дополнительное соглашение, для временного перевода по инициативе работодателя — исключительные случаи, предусмотренные ст. 312.9 ТК РФ.

Логика раздела простая: он отвечает на вопросы «как сотрудник оказался на удалёнке» и «на каком основании он там остаётся». Чем яснее это описано, тем проще обосновать перевод, если он оспаривается.

Порядок взаимодействия работника и работодателя

Это один из наиболее значимых разделов. Он описывает, как стороны обмениваются документами и информацией: какие документы допустимо подписывать электронной подписью, где применяется электронный образ, в какие сроки работодатель обязан по запросу предоставить бумажные экземпляры.

Сюда же относят порядок постановки задач и получения отчётов: в каком виде сотрудник получает задание, когда и как отчитывается о выполнении. Без этого раздела взаимодействие с удалённым сотрудником держится на личных договорённостях.

Режим рабочего времени и отдыха

Раздел определяет, по какому режиму работает дистанционный сотрудник и как этот режим соотносится с правилами внутреннего трудового распорядка. Вариантов немного: режим может быть описан в договоре либо определяться ПВТР — важно, чтобы он был зафиксирован, а не оставался на усмотрение сторон.

Здесь же полезно указать порядок согласования отклонений: переработок, смены графика, выхода в выходной. Это уменьшает вероятность конфликтов при учёте рабочего времени.

Организация труда и охрана труда

В этом разделе описывают, каким оборудованием пользуется сотрудник, кто его предоставляет и кто отвечает за его состояние, а также какие требования охраны труда необходимо соблюдать вне офиса. Охрана труда для удалённых работников не отменяется — она адаптируется.

Раздел напрямую связан с актом передачи оборудования: положение задаёт общие правила, а акт фиксирует конкретный список техники. Вместе они снимают спор «чей это ноутбук и кто его сломал».

Расторжение трудового договора

Помимо общих оснований ТК РФ, положение может предусматривать дополнительные основания для дистанционного работника. Классический пример — невзаимодействие с работодателем без уважительной причины в течение установленного срока (в разных положениях это три рабочих дня, иногда два).

Второе частое основание — смена сотрудником местности выполнения функции, если она мешает исполнять обязанности. В этом разделе стоит указать порядок направления копии приказа об увольнении на бумаге, если применить электронные документы невозможно.

Как оформить удалённую работу: трудовой договор и допсоглашение

Положение — это рамка, а отношения с конкретным человеком оформляются отдельными документами. Понять связку между ними проще всего через жизненный цикл: новый сотрудник приходит сразу на удалёнку, а действующий — переводится. От этого зависит набор документов.

Разница принципиальна: при приёме удалённые условия включают в сам договор, а при переводе меняют уже действующие условия отдельным соглашением. От выбранного варианта зависит, понадобится ли согласие работника и какие документы придётся подготовить. Ниже разбираем оба случая и то, как связать их с электронным документооборотом.

Трудовой договор о дистанционной работе

Если человек изначально принимается на удалённую работу, условие о дистанционном характере работы включается прямо в трудовой договор. В нём, помимо стандартных условий, фиксируют режим, порядок обеспечения оборудованием, порядок обмена документами и при необходимости особенности отчётности.

Договор не должен противоречить положению: локальный акт задаёт общие правила, договор их конкретизирует для человека. Если между ними возникает расхождение, разбираться придётся в первую очередь с текстом, подписанным обеими сторонами. Разобраться в условиях поставки и доступных режимах работы системы помогает раздел тарифы системы мониторинга.

Дополнительное соглашение при переводе

Когда сотрудник уже работает в офисе и переводится на удалёнку, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. Оно меняет отдельные условия, не переписывая договор целиком: режим, место работы, порядок взаимодействия.

Отдельно стоит случай временного перевода по инициативе работодателя: в исключительных ситуациях, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ, согласие работника на перевод и изменение договора не требуется, а изменения в договор не вносятся. Это важная процессуальная деталь, которую не стоит путать с обычным переводом по соглашению сторон.

Электронный документооборот и электронная подпись

С дистанционным сотрудником удобно работать через электронный документооборот. Стороны обмениваются электронными документами, каждый из которых подписан электронной подписью или иным способом, позволяющим достоверно определить подписавшего. Для части бумаг закон допускает электронный образ документа — скан или фото.

Практическая деталь: по письменному заявлению работника работодатель обязан предоставить ему бумажные экземпляры документов. Этот момент стоит закрепить в разделе о взаимодействии, чтобы потом не искать его в разных нормах.

Образец положения: готовый шаблон и типовые формулировки

Унифицированной формы нет, поэтому готовый образец удобно взять за основу и адаптировать под свою организацию. В шаблоне уже есть правильная последовательность разделов: общие положения, формы и основания, порядок взаимодействия, режим рабочего времени, организация труда и охрана труда, расторжение договора. Такой каркас подходит и небольшой компании, и крупному учреждению — меняется только детализация.

Типовые формулировки экономят время, но не отменяют проверки: перед утверждением сверьте разделы между собой и с трудовыми договорами, убедитесь, что в документе нет противоречий, а сотрудники будут ознакомлены с ним под подпись.

Акт передачи оборудования: компьютер и ноутбук сотруднику

Один из самых конфликтных участков удалённой работы — техника. Работает сотрудник на своём ноутбуке или на выданном, кто отвечает за ремонт, что будет, если техника выйдет из строя, куда она возвращается при увольнении. Все эти вопросы снимает акт передачи оборудования.

Логика документа простая: в нём фиксируют конкретное имущество, которое работодатель передал сотруднику, — модель, серийный номер, состояние на момент передачи. Акт подписывают обе стороны, он становится приложением к договору или к локальному акту.

Помимо техники, в акте отражают порядок возврата: в какие сроки и в каком виде оборудование должно вернуться к работодателю при окончании работы. Это особенно важно при временных формах — человек возвращается в офис, а с ним и техника. Без акта возврат держится на памяти сторон.

Контроль дистанционных работников: что можно закрепить в положении

Контроль — тот раздел, который в типовых образцах часто отсутствует или описан одной строкой. А между тем именно он отвечает на главный вопрос руководителя: как убедиться, что работа идёт, не скатываясь в тотальную слежку. Грамотное положение описывает контроль как управленческий процесс, а не как погоню за нарушениями.

Идея проста: правила контроля нужно раскрыть в том же документе, что и правила работы, — тогда сотрудник знает о них заранее и они не выглядят как скрытый надзор. Дальше контроль строится на трёх опорах: учёт рабочего времени, отчётность и, при необходимости, технические средства фиксации активности.

Учёт рабочего времени и режим работы

Первый уровень контроля — прозрачный учёт рабочего времени: табель, фиксация начала и окончания работы, переработки и отсутствия. Для дистанционного сотрудника это строится на зафиксированном режиме и понятных правилах, а не на догадках.

Важно заранее ответить, какие отклонения считаются требующими внимания и как они согласуются с гибким графиком. Единичное отклонение — не повод для вывода, значимая картина складывается из данных за период.

Отчётность и взаимодействие

Второй уровень — отчётность и регулярное взаимодействие: как сотрудник ставит руководителя в известность о ходе работы, в какой форме отчитывается, как быстро отвечает. Это самый естественный вид контроля, который не требует технических средств и опирается на обычный рабочий процесс.

В положении полезно описать периодичность отчётов и канал связи. Тогда вопрос «почему сотрудник не отвечает» решается не интуитивно, а по заранее согласованным правилам.

Цифровые средства фиксации активности

Третий уровень — цифровые средства фиксации активности. Сюда относятся снимки экрана, данные о запущенных программах и посещённых сайтах, учёт активности в системе. Такие данные дают дополнительный контекст рабочего дня, когда отчётности и учёта времени недостаточно.

Ключевое правило: фиксация активности — это дополнительный контекст, а не единственное доказательство результата. Система мониторинга показывает, чем был занят экран, но не заменяет оценку задач по срокам и качеству. Контроль дистанционных работников работает, когда технические данные сопоставляются с задачами и результатом, а не подменяют их.

Правовые аспекты контроля удалённых сотрудников

Контроль на удалёнке упирается в право, а не только в технику. У руководителя есть законная возможность контролировать исполнение трудовых обязанностей, но у этой возможности есть границы, и их нужно описать в положении. Иначе даже обоснованный контроль можно оспорить.

Разберём три ключевых момента: согласие сотрудника, минимизацию данных и то, как использовать собранные данные в рамках ТК РФ.

Согласие сотрудника и 152-ФЗ

Мониторинг активности связан с обработкой персональных данных, а значит, попадает под 152-ФЗ. Сотрудника нужно заранее и понятно уведомить о том, какие данные собираются, зачем и как долго хранятся, и получить согласие на обработку данных.

Правильная последовательность — сначала ознакомить с положением и локальными актами о контроле, потом получить согласие, а уже затем включать фиксацию. Скрытое наблюдение без уведомления и согласия недопустимо, и положение должно это прямо исключать.

Границы мониторинга и минимизация данных

Второе ограничение — минимизация данных и границы контроля. Собирать нужно только то, что действительно нужно для рабочих задач, и не выходить за рамки трудовых отношений. Снимок экрана и мониторинг активности относятся к рабочему времени и рабочему устройству, а не к личной жизни сотрудника.

Как использовать данные без нарушения ТК РФ

Третье — порядок использования данных. Данные контрольных систем могут служить материалом для разбора ситуации и восстановления последовательности действий, но не являются единственным основанием для решения о сотруднике. Оценку всегда делают вместе с задачами, сроками и результатом.

Если данные показывают регулярные отклонения, правильный порядок — сначала проверить контекст (совещание, звонок, работа вне компьютера), затем обсудить с сотрудником и только затем принимать управленческое решение в рамках ТК РФ. Положение стоит дополнить этим принципом: он защищает и сотрудника, и работодателя.

Что можно закрепить в положении о контроле

Прежде чем выбирать формулировки, полезно сопоставить, какие данные о работе вообще доступны и что из них допустимо зафиксировать в локальном акте. Таблица показывает логику законного контроля.

Вывод: контроль в положении строится не как отдельная система слежки, а как набор правил, сопоставимых с задачами и результатом. Данные мониторинга дополняют управленческую оценку, но не подменяют её.

Частые ошибки при составлении положения

Большинство проблем с положением возникает не из-за сложности права, а из-за нескольких типичных упущений. Вот они — в порядке частоты.

• Пропущен раздел о контроле. В положении расписаны формы и режим, а про фиксацию активности нет ни слова. В результате правила контроля нигде не закреплены, и при споре опереться не на что. Что делать: заранее добавить раздел о контроле с уведомлением и согласием.

• Нет отсылки к правовой базе. Документ начинается сразу с правил, без ссылок на гл. 49.1 ТК РФ и ФЗ № 407-ФЗ. Что делать: указать нормы в преамбуле — это укрепляет документ.

• Смешаны положение и трудовой договор. В локальный акт переносят оклады и индивидуальные условия, которыми он не должен заниматься. Что делать: оставить в положении общий порядок, а личные условия — в договоре.

• Не описано взаимодействие и ЭДО. Непонятно, какие документы подписываются электронной подписью, а где нужен бумажный экземпляр. Что делать: прописать порядок обмена документами и электронные образы.

• Забыли про оборудование. Технику выдают без акта, и при увольнении неясно, чей это ноутбук. Что делать: ввести акт передачи оборудования.

• Контроль без согласия. Фиксацию активности включают до уведомления сотрудника. Что делать: сначала ознакомить с ЛНА и получить согласие по 152-ФЗ, затем включать контроль.

• Не указаны дополнительные основания увольнения. Положение не упоминает невзаимодействие и смену местности. Что делать: перечислить дополнительные основания, допустимые для дистанционного работника.

Чек-лист: готово ли ваше положение

Быстрая проверка перед утверждением документа. Если хотя бы часть пунктов не выполняется, положение стоит доработать.

• Правовая опора указана. В преамбуле есть ссылки на главу 49.1 ТК РФ и ФЗ № 407-ФЗ.

• Понятия расшифрованы. Дистанционная работа, дистанционный работник, ЭДО и электронная подпись объяснены в начале.

• Формы работы разведены. Постоянная, временная непрерывная и периодическая описаны отдельно.

• Взаимодействие описано. Документы можно подписывать электронно, предусмотрены бумажные экземпляры по запросу.

• Режим закреплён. Часы работы и отдыха зафиксированы в договоре или ПВТР.

• Оборудование учтено. Есть акт передачи техники с порядком возврата.

• Контроль описан законно. Указаны учёт времени, отчётность и средства фиксации активности.

• Согласие оформлено. Есть уведомление и согласие на обработку данных по 152-ФЗ.

• Основания увольнения перечислены. Включая дополнительные, допустимые законом.

Итоги: что важно знать о положении о дистанционной работе

Положение о дистанционной работе — это рамка, которая превращает устные договорённости об удалёнке в единые правила для всей компании. Оно опирается на главу 49.1 ТК РФ и ФЗ № 407-ФЗ, описывает формы работы, взаимодействие, режим, оборудование, охрану труда и расторжение договора, а индивидуальные условия остаются в трудовом договоре и дополнительном соглашении.

Отдельного внимания заслуживает раздел о контроле. Именно он отвечает на вопрос руководителя, как убедиться, что удалённая работа идёт, — и при этом остаётся в правовых рамках. Контроль в законном положении строится на уведомлении и согласии по 152-ФЗ, минимизации данных и принципе «данные не заменяют оценку задач».

Если вы сейчас только переводите команду на удалёнку, начните с каркаса: понятия, формы, взаимодействие, режим, оборудование, расторжение и контроль. Такой документ снижает риск трудовых споров и делает правила понятными и для сотрудников, и для руководителя.

Частые вопросы