Расчет трудозатрат: как снизить издержки и увеличить прибыль

Каждый предприниматель знает, что есть два способа увеличить прибыль: ускорить производство или сократить издержки на создание товаров и услуг. Расходы на оплату труда команды во многом зависят от эффективности ее работы. Если подчиненные медленно выполняют задачи, то организация не достигает желаемого уровня продуктивности и теряет деньги. Снижение трудозатрат — одно из ключевых условий для роста прибыли.

В этой статье мы приведем бухгалтерские формулы, которые помогут рассчитать ресурсы штата на выполнение различных задач. Сопоставление теоретической и реальной производительности позволит оценить продуктивность команды и оптимизировать рабочие процессы. Расчет человеко-часов поможет:

• оценить трудозатраты при составлении коммерческих предложений;
• спланировать расходы;
• определить реальные издержки предприятия.

Расчет трудозатрат — эффективный инструмент менеджмента, который обеспечивает количественный и качественный учет рабочего времени и мотивирует команду.

Что такое трудозатраты

Трудозатраты — это время, которое специалист тратит на выполнение определенной задачи. На продуктивность каждого члена команды влияют следующие факторы:

• опыт в конкретной сфере деятельности;
• наличие необходимых знаний и навыков;
• степень технической оснащенности;
• использование новых методов и инструментов;
• эффективность стратегии управления компанией;
• контроль результатов работы.

Важно отметить, что прямая связь между трудозатратами и опытом специалиста есть не всегда: более старшие члены команды могут медленнее адаптироваться к изменениям, в то время как молодые быстрее вникают в задачи и повышают свою продуктивность.

Кроме того, трудозатраты зависят от качества управления компанией. Руководителям стоит следить за обновлением оборудования и ПО, объективно оценивать сотрудников, повышать их мотивацию и инвестировать в профессиональное развитие.

Эти меры позволяют значительно снизить трудозатраты. Без грамотного управления даже лояльные и компетентные члены команды могут потерять энтузиазм, начать откладывать дела на потом и некачественно выполнять свои обязанности.

Также важно понимать разницу между трудозатратами и трудоемкостью. Второе понятие — это время, которое необходимо для выполнения задачи. Оно зависит не только от усилий конкретного специалиста, но и от особенностей производственного процесса.

Например, повару нужно 15 минут, чтобы приготовить блюдо. Однако из-за устаревшего оборудования время возрастает до 30 минут. Для повышения эффективности работы ресторана необходимо снизить трудоемкость процессов. Это позволит уменьшить трудозатраты.

Анализ расходов ресурсов показывает, насколько эффективен коллектив и к каким целям стоит стремиться. Медленное выполнение задач указывает на необходимость оптимизации рабочих процессов — она поможет снизить издержки и расширить возможности для получения прибыли.

В чем измеряют трудозатраты

Обычно их оценивают в человеко-часах и человеко-днях. Эти параметры отражают, сколько времени займет выполнение задачи. Человеко-часы и человеко-дни часто применяют при расчете себестоимости продукции, подготовке договоров и написании программного кода.

Человеко-час («чел/час») — это объем времени, которое нужно одному сотруднику для выполнения определенной задачи. Приведем пример: для написания статьи копирайтеру необходимо три человеко-часа. Это означает, что один специалист будет работать над задачей в течение трех часов. Если руководитель подключит ему в помощь коллегу, каждому из них потребуется по 90 минут на подготовку определенной части материала.

Человеко-день — аналогичный параметр, который более удобен для анализа долгих отрезков времени или расчета ежедневной оплаты труда. Для засчитывания человеко-дня важно, чтобы работник начинал и заканчивал смену вовремя. Если период отсутствия превышает 180 минут, лучше перейти на человеко-часы — это более точный показатель.

Чем полезен расчет трудозатрат

Если компания ведет учет рабочего времени, руководству необходимо оценивать и анализировать трудозатраты. Это полезно для организаций любого размера. Даже небольшая команда может значительно повысить свою эффективность, если будет планировать расход человеческих ресурсов и последовательно достигать поставленных целей.

На крупных предприятиях такой подход позволяет оптимизировать внутренние ресурсы и тем самым повысить конкурентоспособность. Многие организации инвестируют в разработку системы планирования и мотивации персонала.

Необходимость расчета трудозатрат возникает в следующих ситуациях:

1. Для оценки издержек на выполнение задач в условиях жесткого дедлайна. Например, при создании нового функционала, написании коммерческого предложения, составлении договора.

2. Для предоставления информации в Росреестр о количестве отработанных человеко-часов по форме П-4.

3. Для подготовки отчетности для налоговой службы, Пенсионного фонда и других госучреждений.

Важно помнить, что фактические трудозатраты включают только реально отработанные человеко-часы, включая командировки и внешние встречи с клиентами. Отпуска, больничные в расчет не входят.

Формулы для определения трудозатрат

Чтобы рассчитать объем ресурсов на выполнение определенной задачи, необходимо знать, сколько времени она занимает у одного специалиста. Для этого есть формула:

Например, для выполнения задачи требуется 12 человеко-часов. Процесс можно распределить следующим образом:

1. Один специалист выполнит задачу за 12 человеко-часов, то есть за полтора стандартных восьмичасовых рабочих дня.

2. Если разделить работу между двумя сотрудниками, каждому потребуется 6 человеко-часов.

3. Если привлечь троих специалистов, каждый потратит на выполнение задачи половину человеко-дня.

Чем больше людей участвует в работе, тем меньше человеко-часов займет работа над заданием.

Эта формула позволяет оценить трудоемкость и спрогнозировать загрузку команды. Кроме того, определение затрат ресурсов помогает понять, сколько дополнительных специалистов нужно привлечь для ускорения решения срочных задач.

Себестоимость единицы товара или услуги всегда включает затраты на оплату труда. Расчет производится по формуле: 

При этом значение РЧ учитывает только то время, которое ушло непосредственно на выполнение задачи, без отгулов и перерывов.

Эти формулы позволяют рассчитать ресурсы, спланировать загрузку персонала, оценить эффективность работы и определить размер зарплат.

Программы для расчета трудозатрат и оценки продуктивности

Трудозатраты требуют постоянного контроля, так как их превышение усиливает финансовую нагрузку на организацию. Даже если команда не превысит сроки сдачи проекта, предприятие все равно будет обязано выплачивать зарплату, что может привести к потере прибыли и лояльности клиентов.

Недостаток контроля отрицательно скажется и на дисциплине, так как многие считают, что соблюдение норм трудозатрат не обязательно. Иногда задача, которую можно решить за месяц, занимает квартал, но работники не торопятся, так как все равно стабильно получают зарплату. Контроль персонала и оценка производительности повышают ответственность коллектива и помогают выявлять узкие места во внутренних процессах. 

Часто начальству сложно объективно оценить эффективность подчиненных. Например, специалист может выглядеть занятым, но в действительности тратить основную часть дня на серфинг в интернете и общение в соцсетях, и при этом утверждать, что ему не хватает времени для решения поставленных задач.

Системы учета рабочего времени помогают контролировать персонал через скрытый мониторинг. Один из таких сервисов — программа «ИНСАЙДЕР».

Возможности «ИНСАЙДЕРА»:

1. Скрытый режим. Пользователь не увидит программу в системном трее и списке запущенных задач, она не влияет на работу компьютера.

2. Невозможность отключения без прав доступа. Если сотрудник остановит работу «ИНСАЙДЕРА», администратор получит уведомление.

3. Снимки экранов рабочих компьютеров. Программа делает скриншоты с заданным интервалом и при активации политики безопасности. Доступны снимки за любой период времени.

4. Разделение сотрудников на группы и настройка доступа к веб-ресурсам для каждой группы в соответствии с должностными обязанностями. Это предотвращает нецелевое использование времени.

5. Отчеты о структуре рабочего дня каждого сотрудника. Использование системы учета позволяет объективно оценивать эффективность персонала и принимать обоснованные решения для повышения производительности.

Итог

Планирование и расчет трудозатрат помогают снизить издержки и повысить эффективность деятельности предприятия. А внедрение системы учета рабочего времени стимулирует специалистов выполнять задачи качественнее. Как правило, команда чувствует себя ответственнее, когда знает, что руководство контролирует ее деятельность.

Специализированное ПО — это эффективный инструмент для анализа рабочего времени. Объективная оценка персонала способствует поощрению добросовестных членов команды. Использование современных технологичных программ — это оптимальный подход к учету трудозатрат, который сочетает получение точных данных с повышением мотивации работников.