Что такое система учета рабочего времени и в чем ее особенности
Ленивых сотрудников можно найти в любом коллективе. Они являются серьезной проблемой для работодателя и плохим образцом для подражания. Значительную часть трудового дня такие люди пьют кофе, сидят в социальных сетях, читают книги и журналы, делают записи в тетрадях, обсуждают новые образы звезд с коллегами. То, что не сделали сегодня, предлагают отработать завтра. И так постоянно.
Ни один руководитель не захочет видеть бездельников в команде. Никому не нравится регулярно бывать надсмотрщиком и ежедневно подгонять нерадивых сотрудников. Исправить ситуацию и бороться с лентяями поможет система учета рабочего времени — СУРВ.
Преимущества ПО
Программы учета рабочего времени используются во всех сферах для оптимизации бизнес-процессов. Плюсы систем:
- Начальники понимают, чем занимаются подчиненные в рабочее время, видят реальное положение дел в коллективе, нарушения порядка и инструкций, переработки подчиненных и выполнение общей нормы.
- IT-специалисты отслеживают появление неисправностей ПО и восстанавливают удаленные данные: пароли, табели, таблицы excel, годовые ведомости, приказы и другие важные документы.
- Сотрудники СБ выявляют членов коллектива, которые нарушают политику безопасности.
- Благодаря внедрению СУРВ компании отказываются от работы на бумажных носителях, пошагового заполнения унифицированных табельных форм и оформления листков посещаемости, тем самым снижают нагрузку на персонал.
Такая система включается вместе с компьютером. Если возникает необходимость, она может работать в заданном режиме или круглосуточно. Для обслуживания программы не требуется привлечение дополнительных специалистов.
Одним из самых популярных сервисов учета рабочего времени является «ИНСАЙДЕР». Он запускается вместе с ПК, мониторит занятость пользователя и оценивает его активность в нужный час, дату, месяц. После пятиминутного бездействия мышки или клавиатуры «ИНСАЙДЕР» начинает отсчет продолжительности периода простоя.
Сервис делит активность сотрудника на полезную и непродуктивную. То есть пользователь должен не сидеть за ПК и двигать мышку, а решать рабочие задачи.
«ИНСАЙДЕР» повышает эффективность персонала и не создает ощущения тотального контроля. Чтобы освоить программу, потребуется несколько минут свободного времени на изучение экранов активности, настроек, карточек сотрудников, группировок и регламентов.
Сервис позволяет руководителю мониторить деятельность подчиненных в рабочие часы и смело может называться самым действенным методом контроля.
Какие задачи помогает решить СУРВ
95% компаний принимает решение купить систему учета рабочего времени с целью:
- Повышения уровня дисциплины и продуктивности персонала. Сотрудники, которые знают о контроле, лучше работают и меньше отвлекаются.
- Защиты бизнеса от инсайдерских угроз. Компания, сотрудники которой уклоняются от выполнения непосредственных обязанностей и занимаются личными делами в рабочее время, терпит убытки. А некоторые члены коллектива даже пытаются скачать базы данных клиентов, чтобы перепродать конкурентам. В таких случаях ущерб исчисляется миллионами. СУРВ моментально отмечает подобные действия — производится оповещение администратора системы.
- Определения слабых мест менеджмента. Благодаря детализированным отчетам руководитель выясняет, чем занимаются подчиненные, и на выполнение какого вида задач у команды уходит больше времени. Это позволяет принимать соответствующие меры, чтобы автоматизировать бизнес-процессы и составить дальнейший план действий.
- Разгрузки менеджмента. Руководители перестают тратить время на выяснение неудач персонала и начинают решать более важные вопросы. Суммарную оценку работе сотрудников дает беспристрастная система.
- Справедливый расчет зарплаты. Благодаря учету фактически отработанных часов снижаются затраты на выплаты недобросовестным сотрудникам, которые работают на почасовой и поденной ставке, а также начисляются поквартальные премии только преуспевающим специалистам.
СУРВ ведет табелирование, производит расчет оплаты труда. А также позволяет руководителю понять, что делают подчиненные, и перераспределяет задачи, если кто-то не справляется.
Функционал программ учета рабочего времени
Большинство EMS-систем имеет одинаковые возможности и отвечает требованиям современности. Такие программы:
- Позволяют просматривать экраны компьютеров в онлайн-режиме. Учетная запись администратора дает возможность подключиться к любому ПК. Руководитель видит экран подчиненного — что набирает на клавиатуре, какие программы и вкладки открыл в браузере, как долго бездействует.
- Ведут статистику активности. Сервис показывает, сколько времени пользователь провел в той или иной программе. Это необходимо для выявления халтурщиков и оценки выстраивания процессов на производстве. Как пример: руководитель видит, что подчиненные начинают слишком долго обрабатывать входящие электронные письма или заполнять отчетные листы в «Экселе».
- Делают снимки экрана и видеозапись. Это происходит по запросу руководства или автоматически по расписанию. Скриншоты анализируют действия работника при возникновении нештатных ситуаций и позволяют оценить правильность его поступков.
- Учитывают время. СУРВ ведет статистику работы ПК: включение, переход в «спящий режим», введение данных в doc и xls и т. д. Благодаря этому руководитель оценивает результативность и вовлеченность каждого подчиненного, выделяет самых активных и исполнительных.
- Формируют отчеты. Сервисы не только собирают данные, но проводят аналитику и составляют отчеты. Наглядные дашборды показывают дни недели и время дня, когда члены команды работают наиболее активно, в том числе при сменном графике.
У самых продвинутых продуктов есть функции кейлоггера — записи нажатий кнопок на клавиатуре, а также автоматической рассылки уведомлений. Последние необходимы для «встряхивания» сотрудников, которые отвлекаются от обязанностей, думают о выходном или отпуске. Стук в дверь кабинета или телефонный звонок руководителя станут для них раздражающим фактором. На уведомление от сервиса они среагируют гораздо мягче.
Дополнительные возможности СУРВ
Многие системы проделали путь от элементарных тайм-трекеров до многофункциональных ассистентов руководителя. Современные СУРВ позволяют пользователям:
- Управлять на расстоянии. При необходимости начальник подключается к любому компьютеру и получает доступ к мышке и клавиатуре. Например, помогает подчиненным решать сложные задачи и править ошибки. Это актуально, когда часть коллектива трудится дистанционно, или требуется узнать, чем занимается работник без предупреждения о проверке.
- Отслеживать телефонные звонки. Функция коллтрекинга незаменима для руководителя отдела продаж — благодаря ей можно узнать, как менеджеры общаются с клиентами.
- Вести GPS-наблюдение. Позволяет отслеживать разъездных сотрудников — узнавать их текущее местоположение и контролировать соблюдение маршрутов.
- Защищать данные от утечек. Руководитель контролирует трафик внутри информационной системы компании и получает оповещение, если кто-то из сотрудников начинает загружать БД на внешний носитель.
- Взаимодействовать с другими сервисами. Некоторые решения интегрируются с таск-менеджерами, CRM-системами и прочими инструментами аналитики и автоматизации.
Топ-7 лучших СУРВ
Согласно отзывам руководителей, эти сервисы наиболее удобны в работе и соответствуют требованиям российского бизнеса:
- «ИНСАЙДЕР». Назначение системы мониторинга — фиксация содержания трудового дня, факта нахождения сотрудника на рабочем месте и его ухода. Программа делает скриншоты ПК, если нарушается политика безопасности компании, и контролирует «мобильный» персонал. Еще одной особенностью системы является возможность ее установки на CMS «1С-Битрикс» и интеграции с «Битрикс24».
- Kickidler. Мощный сервис с интерфейсом самоконтроля для проверки сотрудниками личной продуктивности, инструментами для оценки качества работы, фильтрами по приложениям и сайтам и автоматизированной системой фиксации нарушений. Например, позднего прихода в офис. Продукт также поддерживает «Битрикс24».
- CrocoTime. Минималистичное, но удобное решение для планирования труда. Формирует детальные отчеты по продуктивности каждого члена команды, анализирует время, которое персонал затратил на решение задач.
- Bitcop Security. Отличный продукт для контроля фрилансеров. Интегрируется с Active Directory, разграничивает права доступа, собирает данные о работе в интернете и информацию о поисковых запросах.
- Yaware.TimeTracker. Простой в настройке и использовании сервис для фиксации присутствия сотрудника на рабочем месте, подсчета общего процента трудового времени, в том числе не за компьютером. Делает скриншоты и видеозаписи с веб-камеры, интегрируется с «Битрикс24» и Jira.
- «Стахановец». Утилита контролирует присутствие, опоздания и активность персонала, выстраивает график взаимоотношений сотрудников, перехватывает изображения с рабочего стола и разговоры в Skype и Viber.
- Staffcop. Система обеспечивает усиленную информационную безопасность, обнаруживает угрозы и выявляет проблемных сотрудников.
По результатам исследования TOP10VPN, в англоязычном сегменте в перечень самых востребованных СУРВ входят продукты Hubstaff, Time Doctor и FlexiSPY. Среди решений российских разработчиков большим спросом пользуются сервисы «ИНСАЙДЕР», Kickidler и CrocoTime.
Выбор системы
Покупка СУРВ должна осуществляться с учетом следующих аспектов:
- Цена. Не стоит вестись на заманчивые предложения рынка. Объективно оцените потребности компании. Для крупного предприятия выбирайте корпоративную лицензию, чтобы могло допускаться подключение к системе неограниченного количества ПК. Плюсом будет наличие бесплатного тестового режима без регистрации.
- Функции. Учитывайте специфику бизнеса. Производственному предприятию, где компьютеры устанавливаются только в бухгалтерии и отделе продаж, будет достаточно простого трекера Yaware, а вот IT-компанию лучше обеспечить более мощными инструментами.
- Хранение информации. Выбирайте On-Cloud или On-Premise. В первом варианте данные находятся на облачном сервере, который предоставляют разработчики. Это означает, что упрощается настройка, но создаются риски конфиденциальности. Во втором варианте информация размещается на локальном сервере компании. Это является более надежным решением, но предполагает дополнительные затраты на оборудование.
- Техническая поддержка. Она должна быть круглосуточной и бесплатной. Некоторые вендоры могут ввести дополнительную плату за премиум-поддержку, которая подразумевает оперативное решение сложных технических проблем.
- Отзывы пользователей. Для поиска переходите на независимые ресурсы, такие как Startpack и Capterra. Там разработчики не смогут удалить негативный отклик о своих решениях.
Также при выборе обратите внимание на то, что СУРВ имеют разные инструменты удаленного контроля: мониторинг проводится с помощью VPN, RDP или напрямую.
Способы внедрения системы учета рабочего времени
У СУРВ есть как сторонники, так и противники. Среди первых — руководители разных уровней. Против внедрения систем выступают рядовые сотрудники, которые считают установку программы на ПК попыткой перейти границы личного пространства. Недовольство работников будет выглядеть вполне понятно. Введение инноваций во внутренние процессы компании пугает на подсознательном уровне.
Значит, из-за резкого внедрения СУРВ может начаться «бунт на корабле». Поэтому руководитель должен действовать очень аккуратно и приложить все силы для минимизации ошибок, которые способны привести к массовым увольнениям. Среди них:
- Отсутствие огласки. Более 70% начальников считают нормальным тайком следить за подчиненными. Они устанавливают соответствующие программы, читают электронную почту и сообщения в мессенджерах, подсматривают через веб-камеру. Когда факт слежки всплывает, начинаются проблемы, так как это противозаконно.
- Отсутствие общения. Иногда персонал знает о внедрении системы мониторинга, но все равно высказывает недовольство. Руководителю следует разъяснять необходимость подобных мер и обозначать их цели. При этом нужно акцентировать внимание не на минусах ПО, а на выгодах, которые получат рядовые сотрудники.
- Отсутствие техподдержки. Даже если внедрение СУРВ будет грамотно и обоснованно оформляться, а руководство получит одобрение сотрудников, это не избавит компанию от возникновения технических вопросов. Чтобы подчиненные понимали, как и что правильно делать, и не допускали ошибки, их нужно обучить работе с системой.
- Отсутствие информации. Некоторые начальники не ознакамливают подчиненных с результатами мониторинга. Это приводит к накалу обстановки в коллективе. Необходимо обеспечить сотрудникам обратную связь — рассказать, что показала система и к каким изменениям это приведет.
- Пренебрежение возражениями. В любой компании есть работники, которые протестуют против нововведений и подстрекают на конфликты коллег. Если недовольство высказывает ценный специалист, руководителю стоит задуматься о причинах его поведения. Следует рассмотреть каждое возражение и при необходимости обратиться к соответствующим статьям Трудового Кодекса РФ, в котором прописываются интересы не только сотрудников, но и работодателей.
Минимизация ошибок при внедрении СУРВ позволит руководителю узнать, как подчиненные организуют рабочее время и получить мощное средство повышения мотивации.
Принципы установки системы учета
Положительно относиться к наличию контроля не сможет ни один человек. Даже добросовестный работник данный факт встретит в штыки.
Поэтому задача руководителя — сделать так, чтобы присутствие ПО было максимально удобным и комфортным. Персонал воспримет внедрение системы более лояльно, если:
- После установки СУРВ реально повысится продуктивность работы компании, а руководитель не выставит отдельных членов команды лентяями и не будет искать поводы для увольнения.
- За сотрудниками не начнут следить нон-стоп и не станут наказывать за каждый инцидент. Постоянно работать эффективно не сможет ни один член команды, а сам факт контроля напрягает и изматывает. Кроме того, люди переживают, что личные данные станут известны третьим лицам, и поэтому протестуют.
- Программы не будут влиять на работу ноутбуков и компьютеров. Любые проблемы с оргтехникой раздражают. Если сотрудники понимают, что это происходит из-за установки системы мониторинга, негатива становится больше.
«ИНСАЙДЕР» — гибкий, беспристрастный и мощный инструмент контроля. Именно так отзываются о программе руководители, которые уже внедрили ее в свои организации. «ИНСАЙДЕР» работает незаметно: пользователя ПК не отвлекают всплывающие окна и оповещения. Сервис автоматически собирает статистику, проводит детальный анализ информации, минимизирует влияние человеческого фактора.
Законность мониторинга действий персонала
Перед внедрением СУРВ об этом вопросе задумываются многие работодатели. В законе прописано право компании устанавливать на ее компьютеры любое ПО. Главное, чтобы система не начала собирать персональные данные сотрудников и сдавать их третьим лицам. Во избежание проблем:
- Сообщите подчиненным о внедрении ESM-системы и объясните особенности ее работы. Расскажите, почему не стоит пользоваться личными мессенджерами и соцсетями на офисных ПК.
- Составьте дополнительное соглашение о мониторинге и включите его в трудовой договор. Получите письменное подтверждение от каждого подчиненного о факте ознакомления с новыми правилами.
Помните: от степени прозрачности ваших действий зависит вероятность возникновения проблем и конфликтов в коллективе.