Как и с помощью чего контролировать работу персонала
Контроль работы сотрудников является важной частью управления организацией любого масштаба. От него зависит продуктивность ее деятельности и рентабельность компании.
Существует несколько видов контроля. Одни достаточно оригинальны и позволяют решить небольшие задачи. Другие считаются универсальными и используются в компаниях разных форм. Комплексное применение этих методов — залог эффективного управления. Из статьи вы узнаете о целях и способах контроля персонала.
Задачи мониторинга
В контроле нуждаются обе стороны. Польза для руководителя заключается в получении лояльного коллектива и безопасности конфиденциальных данных, для персонала — в гарантии финансовой устойчивости и возможности осуществления роста в профессии. Кроме того, благодаря честным взаимоотношениям с начальником сотрудники становятся более мотивированными, испытывают удовлетворенность от работы и четко понимают, как нужно выполнять свои задачи.
Основа любого метода контроля — от GPS-наблюдения до корпоративных CRM-систем — открытое сотрудничество и стремление к развитию компании. Руководитель должен помнить, что тотальный мониторинг не является самоцелью, и придерживаться принципа взаимного согласия. То есть, если в организации используется GPS-трекинг или видеонаблюдение, специалисты должны знать об отслеживании их перемещений и действий на рабочих местах.
Необходимо объяснять персоналу, что программы контроля внедряются не для усложнения жизни и лишения премии, а для рационального управления временем и оперативного решения задач компании. Только так организация укрепит позиции на рынке, улучшит условия работы и повысит зарплаты. Благодаря открытому диалогу нормализуются отношения между начальниками и подчиненными, а также повышаются показатели удовлетворенности и продуктивности.
Положительные стороны мониторинга
Преимущества грамотно выстроенной системы контроля работы персонала:
- Четкое понимание KPI сотрудниками. Люди знают, к чему они стремятся, с помощью каких методов этого можно достичь, и чем чреваты нарушения. Прозрачность процесса — страховка руководства от невыполнения задач.
- Соблюдение сроков. Пунктуальность и дисциплинированность являются стимулами для развития бизнеса и повышения культуры договоренностей. Благодаря этому компания заслуживает доверие партнеров и расширяет их список.
- Выявление потенциальных инсайдеров. Можно обнаружить не только подчиненных, которые передают внутренние данные третьим лицам, но и ошибки, и скрытые уязвимые места для своевременного исправления недочетов.
- Обеспечение гибкости в отношениях начальников и подчиненных. Адаптивность стабилизирует бизнес. Если компанией грамотно управлять, она будет следить за изменениями рынка и оперативно реагировать на них, легко переносить кризисы и повышать свою конкурентоспособность.
- Мотивация работников. Лояльные и заинтересованные сотрудники быстро решают вопросы, всеми способами повышают качество продукции и услуг, укрепляют положение предприятия на рынке.
Ключевой задачей контроля рабочих процессов является выявление немотивированных, неблагонадежных и неквалифицированных людей. Если начальник понимает, что подчиненный не справляется с обязанностями, то выясняет причину и принимает соответствующие меры. То есть либо решает проблему, либо заменяет человека.
Также при управлении коллективом должен соблюдаться принцип «кнута и пряника». Это необходимо для оптимизации объема и сроков работы и распределения нагрузки.
Кроме того, благодаря наблюдению за персоналом предотвращаются инциденты с инсайдерами и мошенниками, которые крадут ресурсы компании.
Популярные методы контроля сотрудников
Гибкую систему управления руководство сможет адаптировать под потребности компании, отдела или определенного сотрудника. В одновременном применении всех известных методик контроля необходимости нет.
Например, не стоит монтировать КПП с биометрическим замком в небольшом офисе на несколько человек. А вот для предприятия с обширными площадями и четко разграниченными участками установка такого пункта станет оптимальным вариантом. Главное, чтобы система контроля отвечала задачам компании и особенностям ее работы. Но в любом случае слежка не должна быть тотальной.
Самыми распространенными методами контроля работников являются:
- Планерки
- обеспечения прозрачности KPI;
- понимания сотрудниками специфики обязанностей;
- доведения информации о наказаниях за срывы проектов и поощрениях за выполнение работы.
- Тайный покупатель
- Доска мотивации
- Введение KPI
- Отчеты
На коротких совещаниях руководители знакомят подчиненных с отчетностью и демонстрируют результаты работы. Это мотивирует и сплачивает команду. Планерки — место для конструктивной критики и похвалы. Даже без острой необходимости нужно проводить совещания-«пятиминутки» с целью:
Этот метод контроля персонала считается универсальным. Суть проверки: подготовленный человек играет роль клиента, но сотрудники организации об этом не знают. После общения с работником в реальных условиях тайный покупатель делает вывод о его компетентности, вежливости и профессионализме. Результаты проверки помогают руководству исправить возможные ошибки и повысить производительность на местах.
Руководители одних компаний используют стенды, других — внедряют специальные программы, третьих — отмечают отличившихся сотрудников в корпоративных чатах.
С помощью доски демонстрируются достижения, факты выполнения планов или срыва сроков. Чаще изменения отслеживаются в течение дня, а информация в каждом блоке обновляется раз в неделю или месяц. Такой метод мотивирует всех сотрудников.
Система Key Performance Indicators действует почти во всех компаниях. С помощью числового отображения эффективности руководство видит, как сотрудники справляются с обязанностями. Главное, чтобы каждый член команды четко понимал систему KPI и при выстраивании рабочей стратегии учитывал возможные санкции и бонусы.
Еще один распространенный метод контроля. В отчетах фиксируется время, в течение которого работники выполняли задачи, анализируется информация из программ наблюдения и оценивается эффективность персонала в рамках KPI. Документы составляются двумя способами — классическим «ручным» и автоматизированным с помощью ПО. Такая функция есть почти у всех программ учета рабочего времени.
Современные методы контроля персонала
С помощью проведения планерок и просмотра бумажных отчетов невозможно настроить результативную систему мониторинга. Это понятно любому руководителю. Он должен контролировать все действия сотрудников на рабочих местах. Кроме личных моментов, например, посещения уборных.
Учитывать время, которое персонал проводит с пользой для компании, можно без специальных решений. Достаточно будет видеонаблюдения, установки КПП, программ контроля и т. д. Они не отслеживают персональные данные, поэтому защищать последние не требуется.
Среди современных методов контроля наиболее востребованы:
- СКУД
- Видеонаблюдение
- Прослушивание телефонных разговоров
- GPS-трекинг
- Проверка и повышение квалификации
- Методика DISC
- Dominance — господство;
- Inducement — побуждение;
- Submission — подчинение;
- Compliance — согласие.
Метод позволяет исключить опоздания и ранние уходы. Оптимальным вариантом для этого станут контрольно-пропускные пункты. Например, турникет с вахтером и книгой учета посещений или установка с биометрическим замком.
При выборе следует учитывать масштаб компании. В маленький офис можно поставить турникеты, на предприятие с большими площадями — многофункциональное пропускное оборудование.
Обычно камеры являются дополнением других инструментов мониторинга персонала. С их помощью ведется запись опозданий, прогулов и отлучек. Вместе с КПП видеонаблюдение позволяет добиться хороших результатов.
Однако применение такого комплекса не предотвращает нежелательные действия сотрудников. Если они начнут опаздывать, руководитель их накажет. Но таким образом проблема не решится. Грамотное управление предполагает предупреждение подобных ситуаций, а не разбор их последствий.
Метод используется для предотвращения утечек информации. Кроме того, как только персонал узнает о прослушке, он перестает пользоваться рабочим каналом коммуникации в личных целях. А руководитель начинает понимать, как проводят время его подчиненные: обсуждают актуальные задачи или сплетничают.
Такой метод мониторинга не идет в разрез с законом о неприкосновенности частной жизни. Руководитель прослушивает беседы подчиненных в рабочее время, а не в личное. После того, как человек подпишет трудовой договор, его время передается в пользование нанимателю. То есть личное время становится рабочим.
Прослушивание в комплексе с другими инструментами мониторинга позволяет получить отличные результаты. Начальник анализирует общение сотрудников с клиентами и совершенствует коммуникацию. Следовательно, система решает сразу несколько задач по мониторингу и оценке действий работников.
Оборудование используется, если у руководителя нет возможности непосредственно контролировать сотрудников. Например, командированных работников или специалистов с разъездным характером деятельности.
GPS-трекеры могут быть личными — их сотрудники носят с собой, или стационарными. Они устанавливаются на транспортные средства. С помощью таких маячков начальники всегда знают, где находятся подчиненные.
Благодаря GPS-трекингу предотвращается много проблем — от внеплановых остановок машины до уклонения от работы в командировке. Контрольные программы информируют обо всех ситуациях.
Руководители должны регулярно оценивать компетентность подчиненных. Конечно, это можно проверить с помощью тайных покупателей или прослушать разговоры сотрудников. Но такого объема информации будет недостаточно. Данные нужно проанализировать, чтобы в дальнейшем была возможность быстро исправить ошибки и повысить качество продукции или услуг.
Руководство оценивает квалификацию подчиненных с помощью экзаменов. И подход к ним не должен быть формальным. Экзамены в комплексе с прямым контролем помогают определить уровень профессионализма работников и повысить его. Для этого существует много обучающих курсов и практических программ обмена опытом.
Способы повышения квалификации сотрудников зависят от специфики предприятия, обязанностей специалистов и подхода к контролю. После сдачи экзаменов и окончания курсов работник должен перейти на новый уровень. В противном случае его придется снимать с должности по причине несоответствия требованиям или продолжать его обучение.
Существует множество бизнес-концепций, которые касаются контроля сотрудников. Одна из них — методика DISC. В 1928 году ее разработал психолог Уильям Марстон. Аббревиатура DISC расшифровывается следующим образом:
Метод предполагает использование опросника, который HR-менеджеры предлагают претендентам на ту или иную вакансию. Также с помощью теста руководители собирают данные для оценки подчиненных, определяют типы сотрудников, подбирают работникам должности в соответствии с их особенностями.
Например, коммуникабельному, напористому и решительному человеку предлагается место в отделе продаж. А ответственному аналитику с развитой эмпатией — должность помощника руководителя. Благодаря грамотному распределению кадров повышается качество выполнения задач. Методикой DISC пользуются многие корпорации, среди них CNN, McDonald’s, Ford и т. д.
ПО для контроля сотрудников
Некоторые руководители используют CRM. Программа помогает собирать статистику, анализировать продуктивность персонала, оптимизировать бизнес-процессы. Однако некоторые вопросы CRM решить не может.
Например, это ПО не показывает руководителю, чем занимается подчиненный: действительно работает за своим столом или общается в соцсетях с друзьями или конкурентами предприятия. Для оптимизации процессов и защиты внутренней информации следует исключить причины утечек, которые связаны с человеческим фактором. С этой ключевой задачей CRM не справляется, так как не контролирует членов коллектива в онлайн-режиме.
Выходом из ситуации является внедрение систем, которые мониторят ПК персонала и учитывают рабочее время. Подобные программы обладают массой преимуществ, а именно:
- Повышают эффективность работы руководителя
- посекундный хронометраж трудового дня: начало и окончание, продолжительность каждого перерыва;
- работа с приложениями: список сайтов, время пребывания на каждом из них, частота взаимодействия с ПК и длительность периодов простоя.
- Повышают эффективность труда
- Гарантируют объективность
- Собирают данные для аналитики
- Контролируют удаленных сотрудников
- Страхуют от рисков
Начальник всегда знает о присутствии подчиненных на местах и их занятиях в течение дня. Например, система мониторинга работы персонала «ИНСАЙДЕР» оперативно обрабатывает данные об активности сотрудников за ПК и формирует отчетность по следующим параметрам:
С помощью «ИНСАЙДЕРа» руководитель выявляет подчиненных, которые прокрастинируют или изучают вакансии. Последнее обычно является признаком того, что люди хотят сменить работу. И если это действительно так, руководство сможет заранее найти подходящего специалиста на смену текущему.
Программа также собирает статистическую информацию и выдает детализированные данные по каждому члену команды. Благодаря этому инструменту руководитель тратит минимум времени и сил на сбор и обработку сведений о продуктивности подчиненных в течение дня.
Специалисты Массачусетского технологического института провели исследование, в ходе которого выяснилось: продуктивность работников вырастает на 7% после того, как они узнают о мониторинге. Также повышается и общий уровень дисциплины.
Программы контроля помогают руководителю выявлять прокрастинаторов и подчиненных с низкой мотивацией. Благодаря отчетам, которые составляет ПО, на определение проблемных точек уходит всего пять минут в день.
Даже самый мудрый руководитель — прежде всего человек. Значит, он не может быть беспристрастным: одним симпатизирует больше, другим — меньше. Чтобы личное восприятие не отражалось на решениях, начальнику приходится тратить много времени и сил на поиск истины. Но добиться абсолютной объективности ему удается не всегда.
Однако и подчиненные субъективно анализируют решения руководителя. Например, многим кажется, что их наказывают несправедливо или слишком строго. А коллегам в подобных ситуациях все сходит с рук, или же им удается скрыть свои ошибки. Из-за таких высказываний снижается мотивация персонала.
С помощью программного обеспечения для мониторинга руководство получает точные и объективные данные, которые полностью соответствуют действительности. Им могут доверять как подчиненные, так и начальники. Поэтому последние принимают рациональные решения без лишней эмоциональной нервозности.
Повысить эффективность труда можно даже в команде, которая работает на пике своих возможностей. Этому будет способствовать оптимизация распределения задач, упрощение некоторых процессов или корректировка графика.
Увидеть точки роста производительности поможет анализ данных о времени, которое требуется для реализации проекта, перечень действий для достижения целей и проблемных вопросов для определенного сотрудника.
Всю статистическую информацию руководитель найдет в программах мониторинга. Ему потребуется просто изучить отчетность и обратить внимание на возможности дополнительного роста.
В 2020 году многие начали работать дистанционно. Сегодня удаленка становится все более востребованной. Причина кроется не только в удобстве, но и в экономической выгоде этого режима труда. Например, в сокращении затрат на обустройство рабочих мест и расширении территории для поиска персонала.
Чтобы контролировать удаленщиков, руководители используют «ИНСАЙДЕР» или другие подобные решения. Программы собирают о сотрудниках такую же детализированную статистику, как и об офисных специалистах.
Даже в организациях с лояльным персоналом возникают проблемы. Одни сотрудники безответственно хранят логины и пароли, что приводит к утечке конфиденциальных данных. Другие пренебрежительно относятся к соблюдению корпоративных правил взаимодействия с клиентами, от чего страдает репутация компании. Третьи затаивают обиду и увольняются, а перед этим пытаются удалить базу или продать ее конкурентам.
Благодаря мониторингу компания сможет избежать похожих ситуаций. Системы оперативно фиксируют подозрительную активность сотрудников и уведомляют об этом руководство.
Минусы программ для слежения за персоналом
В большинстве случаев недостатки возникают на фоне неправильного применения софта. При внедрении программы обратите внимание на три важных момента:
- Недовольство персонала
- на работе необходимо трудиться;
- компания платит деньги, поэтому имеет право контролировать занятость специалистов.
- Время на аналитику
- Личные данные
Контроль каждого шага не понравится ни одному работнику. Однако члены команды не будут спорить с тем, что:
Этим и аргументируйте. Разъясните подчиненным, какие именно данные фиксирует программа. Напомните, что не нужно заходить в свои аккаунты с офисных компьютеров.
Не забывайте о прозрачности мониторинга. Сотрудники должны знать о контроле, но не замечать его. Например, «ИНСАЙДЕР» начинает работать при включении ПК и не требует от пользователя никаких дополнительных действий.
Некоторые отчеты могут показаться слишком детализированными: программы тщательно собирают все потенциально полезные данные. При столкновении с таким объемом информации немудрено растеряться.
Однако на деле оказывается, что для ознакомления с основными отчетами требуется всего 5–10 минут ежедневно. Разбираться в деталях придется только при возникновении проблем или необходимости оценить действия подчиненного в конкретный период времени.
Руководитель может случайно получить доступ к персональным данным подчиненных только в случае внедрения ПО без полноценного предварительного инструктажа. Для сохранения сведений о состоянии здоровья, паролей от личных аккаунтов и данных кредитных карт, люди должны понимать особенности работы программы и знать, какую информацию она собирает.
Заранее позаботьтесь о защите всех сведений, которые фиксирует ПО. Размещайте его в надежном облаке или на сервере компании.
Система мониторинга ИНСАЙДЕР для контроля сотрудников
Программа выводит управление на более высокий уровень, повышает производительность персонала и при этом соответствует требованиям законодательства.
Преимущества «ИНСАЙДЕР» перед другими ПО очевидны. Софт:
- Скрыто контролирует сотрудников через учет рабочего времени. Программа отмечает начало и окончание дня, опоздания и прогулы, санкционированные и нелегальные перерывы.
- Оценивает продуктивность членов команды через анализ решения задач. Программа фиксирует сайты и приложения, которые открывает сотрудник, и ранжирует их по степени полезности.
- Позволяет сотрудникам управлять задачами и самостоятельно распределять рабочее время, а руководителям — изучать аналитику и отслеживать выполнение проектов.
- Фиксирует время запуска приложений. Руководитель видит, какие ресурсы сотрудники использовали для решения задачи. Или понимает, что они вообще не выполняют работу из-за отвлечения на игры.
- Мониторит сайты. Руководитель знает, когда подчиненные заходят в социальные сети и отвлекаются на переписку. Кроме того, мониторинг позволяет понять, что именно делал работник: просто общался с кем-то, распускал сплетни о коллегах или сливал информацию конкурентам.
- Контролирует поисковые запросы. Функция позволяет узнать, чем интересуются сотрудники, отследить отклонения в поведении и повысить эффективность работы.
- Делает скриншоты экрана. Это дополнительные возможности программы. Она делает снимки через заданный интервал или в ответ на запрещенные действия члена команды и сразу отправляются на электронную почту начальника.
- Мониторит рабочее время разъездных сотрудников. Руководитель получает данные о маршрутах подчиненных и отслеживает длительность их нахождения в заданном месте.
- Блокирует сайты и приложения. Это предотвращает утечку информации и неэффективное использование времени.
- Защищает конфиденциальные сведения и помогает найти виновников инцидентов в сфере информационной безопасности.
Как только руководитель получает возможность самостоятельно контролировать выполнение подчиненными текущих задач, компания поднимается на новую ступень организации работы. Сотрудники, которые знают о наблюдении за их действиями, не тратят впустую рабочее время.
Вывод
Все руководители понимают важность защиты корпоративной информации. Также они решают и другую задачу — добиваются повышения продуктивности каждого члена команды, чтобы росла прибыль компании. И для этого пользуются организационными, техническими и программными решениями для мониторинга работы подчиненных.
Внедрение автоматизированных систем контроля ПК и учета времени не исключает монтаж КПП или камер видеонаблюдения, проведение планерок и составление отчетов. Благодаря комплексу этих методов руководитель отслеживает работу персонала, что приводит к росту эффективности решения задач. Выбирать конкретные меры следует с учетом масштаба и специфики компании.