Потери рабочего времени: виды, причины и методы минимизации

Не бывает, чтобы сотрудник тратил 100% рабочего времени на выполнение трудовых обязанностей. Ведь все мы живые люди, а не роботы. Но любой руководитель должен понимать причины утечки рабочего времени и уметь грамотно их минимизировать. Для этого нужно анализировать деятельность подчиненных и предпринимать правильные меры.

В статье вы узнаете о причинах потери рабочих минут или даже часов, способах их расчета, а также о методах поддержания оптимального уровня эффективности бизнес-процессов.

Потери рабочего времени — что это?

Рабочее время — это часть дня, которую специалист посвящает выполнению задач, указанных в должностной инструкции, и решению текущих деловых вопросов. Список обязанностей каждого сотрудника прописан в договоре. За их выполнение в течение установленного графика и платит наниматель.

Потерями рабочего времени считаются те промежутки трудового дня, в которые сотрудник по разным причинам не выполняет свои профессиональные обязанности. В эту категорию входят опоздания, ранние уходы, затянувшиеся обеденные перерывы, разговоры на отвлеченные темы, перекуры и т. д. Из-за человеческого фактора полностью исключить подобные «отступления» от дел нельзя. К тому же бывают непредвиденные обстоятельства и непрогнозируемые факторы. Руководитель физически не может тотально контролировать каждого сотрудника, даже с применением современных систем мониторинга.

Виды потерь рабочего времени и их отличия

Прежде чем бороться с нецелевыми тратами рабочего времени, нужно правильно их классифицировать и рассчитать.

Первая типология делит потери на плановые и внеплановые.
По-другому они называются нормируемые и ненормируемые.

Плановые потери времени руководитель способен предвидеть и регулировать. Например, если сотрудник заболел, его задачи распределяют между коллегами. И, хотя время будет расходоваться менее рационально, рабочий процесс не остановится. Также в нормированные потери могут входить дополнительные перерывы, которые прописаны в уставе организации.

Внеплановые потери не предусматриваются ни трудовым регламентом, ни распорядком дня. К ним относятся опоздания, нерабочие телефонные звонки, неофициальные переписки в мессенджерах и соцсетях, серфинг по просторам интернета пр. Сократить их помогает специализированная система контроля.

Вторая классификация строится на причинах растрат рабочего времени и том, как они отражаются на продуктивности персонала. Согласно данной типологии, потери могут быть внутрисменными и целодневными.

Внутрисменная потеря — это время трудового дня, которое сотрудник тратит на посторонние дела, которые не связаны с его обязанностями. Допустим, часто отлучается на перекуры или обсуждает с коллегами нерабочие вопросы. На подобные ситуации руководству следует обратить особое внимание и пресечь непродуктивность.

Целодневная потеря подразумевает, что специалист не занимается своими профессиональными делами весь трудовой день. Такие потери, как правило, происходят не по вине сотрудника. Например, может возникнуть сбой в поставках сырья на производство или другая проблема в организации бизнес-процесса.

Чтобы свести ущерб для компании к минимуму, необходимо как можно оперативнее определить и устранить причины потери рабочего времени. При этом важно придерживаться принципов справедливости. Нечестно и неправильно наказывать персонал, если трудовой день потрачен впустую из-за объективных факторов.

На основании причин потери времени подразделяются на три группы:

1. Законодательно-нормативные. Это потери, которые регламентируются на законодательном уровне. В данную группу входят больничные, декреты и отпуска.
2. Потери из-за производственной необходимости. К ним относятся командировки, временное отключение электроэнергии или воды, неполадки с оборудованием и пр.
3. Нарушения трудовой дисциплины. Такие потери связаны непосредственно с сотрудниками и чаще всего указывают на их недобросовестное отношение. Регулярные опоздания, пропуск рабочего дня без уважительной причины, посещение сторонних сайтов для развлечения и пр. В данной группе можно найти рычаги воздействия на сотрудников и уменьшить влияние человеческого фактора на организационный процесс.

Грамотному и внимательному руководителю предстоит в короткие сроки выявлять и устранять причины нерационального использования трудового дня. Однако сделать это только своими силами бывает невозможно. Тогда стоит прибегнуть к оптимальному варианту — автоматическому обнаружению и предотвращению потерь рабочего времени.

Потери рабочего времени в цифрах и формулах

Существует несколько способов, чтобы рассчитать рабочее время, которое сотрудник потратил непродуктивно. Выбор метода зависит от политики компании и подхода руководителя.

Потери рабочего времени, как правило, оцениваются по формулам. Они бывают универсальные и индивидуальные. Формулы дают только подсчеты и не подходят для полноценного анализа эффективности персонала.

Как рассчитать потери рабочего времени

Существует три специальных коэффициента, которые несут информацию о потерях рабочего времени.

• К1 — коэффициент непродуктивного временного промежутка, который связан с организационными и/или техническими причинами.
• К2 — коэффициент непродуктивного периода, который свидетельствует о нарушениях трудовой дисциплины.
• К3 — сумма коэффициентов К1 и К2.

Формула для расчета К1

Формула для расчета К2

Формула для расчета К3

Расчет потерь времени без коэффициента

Для расчета потерь рабочего времени можно воспользоваться двумя универсальными формулами. Они также выявляют непродуктивные периоды.

Первая формула

Вторая формула

Приведенные выше формулы предоставляют только сухие цифры и не дают информации о причинах потерь рабочего времени.

Методы устранения этой проблемы должны соответствовать специфике деятельности компании. Меры, которые эффективны в одной организации, могут оказаться абсолютно нерезультативными в другой. Однако существуют и универсальные решения. К ним относится применение специализированного программного обеспечения.

Как анализировать потери рабочего времени

Есть два главных способа, которые дают возможность отслеживать распределение и расход рабочего времени.

• Ручной. Для этого используют календарь, трекер задач и прочие приложения.
• Технологический. Применение специализированного ПО. Например, ИНСАЙДЕР, ActivTrak, Toggl и др.

Каждую ситуацию можно рассматривать отдельно. Так, тайм-трекер фиксирует, сколько минут или часов сотрудник потратил на решение конкретной задачи. При этом расчеты сопоставляются с фактическими данными. Если работник занимался той или иной задачей дольше, чем полагается, то он либо не обладает достаточными компетенциями, либо расходует рабочее время не только на профессиональную деятельность. Эта программа фиксирует нарушение сроков, но не позволяет обнаружить причину, по которой специалист не укладывается в отведенные сроки.

В дополнение к тайм-трекеру можно применять систему биометрии и видеонаблюдения. Биометрические замки ограничивают перемещение сотрудников по территории в зависимости от их должностных обязанностей, а при установке КПП можно получать точную информацию о времени прихода и ухода персонала. А записи с видеокамер дают понимание, что делают работники в течение трудового дня.

Однако такой подход имеет существенный недостаток. Можно отследить физические действия и перемещения персонала, но нельзя узнать, чем сотрудники занимаются за компьютером. ПК с выходом в интернет — необходимый и незаменимый для большинства специалистов инструмент, однако многие из них тратят часть рабочего времени на соцсети и сторонние сайты. Согласно исследованиям, это самая распространенная причина снижения эффективности сотрудника. До 90% потерь рабочего времени приходится на посещение интернет-ресурсов, которые не имеют отношения к непосредственным обязанностям членов коллектива.

Уменьшить растраты минут и часов из-за нерационального использования компьютера помогают специализированные системы мониторинга.

Программный контроль рабочего времени

На данный момент разработано большое количество специализированных программ, которые предназначены для учета рабочего времени с интегрированными инструментами контроля активности за ПК. В отличие от тайм-трекеров, они выполняют множество функций и закрывают целый комплекс задач. Рассмотрим некоторые их возможности на примере программы «ИНСАЙДЕР».

Комплексный учет рабочего времени каждого сотрудника

Система фиксирует, когда сотрудник начинает и завершает работу, отслеживает периоды нерационального использования времени и простои. Также умная программа может оценить активность каждого специалиста как в целом, так и в отдельные периоды трудового дня.

Анализ продуктивности трудового дня

Система следит, какие сайты и приложения открывает работник в течение трудового дня. А затем с помощью встроенного алгоритма дает оценку программам и интернет-ресурсам как продуктивным или непродуктивным.

Автоматический контроль приложений и сайтов

Если возникнет необходимость, можно заблокировать доступ к некоторым сайтам и программам. Система будет реагировать на запрещенные действия, автоматически формировать отчет со скриншотами и отправлять информацию на электронную почту руководителя.

Мониторинг с помощью скриншотов

Снимки экрана фиксируют каждое действие работника за компьютером на протяжении рабочего дня. Скриншоты сохраняются на вашем сервере. C их помощью можно с легкостью отследить, какие действия сотрудник совершает в разных программах, и проверить, не нарушает ли он трудовую дисциплину. А еще такие сведения позволяют вовремя предотвратить нарушение информационной безопасности или расследовать его в случае утечки данных.

И это только часть возможностей программы «ИНСАЙДЕР» и подобных ПО. Софт не только обеспечивает контроль за рабочим временем сотрудников, но и дает дополнительную защиту информации для организации.

«ИНСАЙДЕР» может работать в невидимом режиме. Софт остается скрытым от пользователей и никак не влияет на остальные процессы в ПК. Однако не рекомендуется утаивать от сотрудников внедрение системы мониторинга. Лучше использовать ПО в открытую, чтобы персонал знал, что руководитель видит их действия на рабочем месте, и стремился к дисциплине и самоконтролю.

Способы уменьшить потери рабочего времени

Если понимать причины, по которым сотрудники не выполняют задачи вовремя или делают работу некачественно, можно выбирать наиболее подходящие методы совершенствования трудового процесса. Лучше всего свести к минимуму потери времени помогут следующие действия:

• Снижение нормированных показателей. Нередко оказывается, что периоды для нерабочих процессов длятся дольше, чем необходимо. Их можно сократить без ущерба для продуктивности. Увеличение трудовых периодов сделает потери рабочего времени меньше.
• Повышение нормированных показателей. Иногда бывает наоборот: сотрудникам не хватает перерывов. Они не успевают спокойно поесть, решить некоторые личные вопросы и т. д. В таком случае можно сократить период трудовой занятости и дать персоналу чуть больше времени на отдых и переключение от работы. Оптимальную длительность устанавливают на основе опыта и знания своего коллектива.
• Внедрение аппаратных решений. Чтобы значительно уменьшить пустую трату рабочего времени, будет полезно применять дополнительные инструменты, которые влияют на трудовые процессы. К ним относятся КПП, камеры, биометрические замки, датчики топлива и GPS-трекеры. Такие устройства помогут устранить систематические нарушения дисциплины. Для каждой причины, которая ведет к потерям рабочего времени, можно подобрать соответствующее аппаратное решение.
• Использование специализированного ПО. Подобные программы помогут проанализировать продуктивность труда, зафиксировать, у кого и почему происходят потери рабочего времени, и эффективно бороться с возникшими трудностями. Выбор средств обширен. В одних ситуациях для контроля хватит обычного тайм-трекера, а в других случаях потребуются комплексные меры с задействованием более сложных многофункциональных систем.
• Устранение негативных факторов. Часть потери времени связана с конкретными причинами, которые должен устранить работодатель. Например, сбои в поставке сырья или неисправное оборудование. Проблемные факторы нужно вовремя обнаружить и устранить

Чтобы добиться от сотрудников четкого и своевременного выполнения задач, руководителю следует использовать традиционный метод кнута и пряника. Мало просто пресекать непродуктивную трату трудовых часов, важно также правильно настроить персонал и замотивировать людей на результат.

«ИНСАЙДЕР» сэкономит время и силы самого руководителя: не нужно считать утраченное рабочее время по формулам или постоянно контролировать деятельность подчиненных. Программа автоматически формируют графики и дают объективную оценку активности и эффективности сотрудников.

Если специалист нацелен на положительные результаты в профессии и тратит рабочее время только на выполнение своих обязанностей, то его следует поощрять. А тех, кто прокрастинирует и регулярно нарушает дисциплину, необходимо наказывать. В качестве меры взыскания можно выбрать выговор, штраф или, в крайнем случае, увольнение.

Метод кнута и пряника всегда результативен, особенно если учитывать специфику организации.

Кроме того, некоторые руководители выбирают нестандартные способы поддержания дисциплины и мотивации. Например, внедряют систему штрафов, а из этих средств формируют премиальный фонд, из которого добросовестным сотрудникам выплачивают премии. При этом важно действовать открыто и прозрачно. Сотрудники должны четко понимать, за что штрафуют или поощряют каждого члена коллектива.

Итоги и рекомендации

Любая компания сталкивается с потерями рабочего времени. И это не зависит от сферы ее деятельности, количества сотрудников и других факторов. Решить проблему можно с помощью стандартной схемы. Комплексный анализ растрат рабочего времени поможет установить причины и предпринять релевантные меры.

Самый действенный метод уменьшения этих потерь — внедрение специализированного ПО, которое позволяет контролировать как офисных, так и удаленных сотрудников.

Если факт нерационального использования рабочего времени подтверждается, руководителю следует обсудить сложившуюся ситуацию с подчиненным и замотивировать его эффективно расходовать трудовые часы. Для этого подойдет гибкая система поощрений и наказаний.

Рабочее время — ценный ресурс, который следует использовать максимально эффективно. Однако важно избегать крайностей. Если потери рабочего времени составляют до 20%, то это считается нормальным. Если же сотрудник превышает данный показатель, руководитель должен принять меры и решить возникшую проблему.