Мониторинг сотрудников: подборка популярных программ для контроля действий за ПК
Массовый переход на удаленку в пандемию коронавируса стал причиной стремительного роста спроса на программы для мониторинга сотрудников. Их популярность остается высокой до сих пор — исследования показывают, что в не менее 30% компаний начальство следит за активностью персонала за компьютерами с помощью специализированных сервисов. Предлагаем рассмотреть наиболее популярные типы ПО для контроля сотрудников, их функциональные возможности и особенности использования.
Цель мониторинга персонала
Статистика инцидентов в сфере ИБ неутешительна — 89% российских компаний как минимум один раз сталкивались с утечками конфиденциальной информации, при этом в 6 из 10 случаев предприятия несли крупные финансовые убытки.
Чтобы не оказаться в их числе, стоит использовать программы мониторинга. Такие решения помогают отслеживать подозрительную активность, защищать важные документы и контролировать доступ к корпоративной информации.
Наряду с этим программы мониторинга играют ключевую роль в повышении дисциплины сотрудников. Они помогают выявить неэффективное использование рабочего времени и улучшить общую производительность команды.
Вдобавок подобные ПО позволяют вычислить подчиненных, которые негативно влияют на своих коллег: нарушают взаимодействие отделов, оскорбляют коллег и распускают слухи, подрывают репутацию руководства и т. п.
Если коротко, то основная цель мониторинга персонала — определить и ликвидировать (или хотя бы свести к минимуму) факторы, которые дестабилизируют работу компании.
Насколько законно контролировать сотрудников
Каждый человек имеет право на неприкосновенность частной жизни — об этом сказано в Конституции Российской Федерации в статье 23. Это означает, что руководитель не вправе прослушивать звонки и читать переписки сотрудников, если они не связаны с их профессиональной деятельностью.
Работодатель оплачивает рабочее время персонала, поэтому данный ресурс находится в распоряжении предприятия. Соответственно, руководитель имеет полное право контролировать, как подчиненные расходуют рабочие часы, но с одним нюансом.
Важно строго разграничивать профессиональную деятельность и личную жизнь сотрудников, не вмешиваться в то, что происходит за пределами их рабочего времени. Нарушение этих границ чревато юридической ответственностью. Согласно статье 137 Уголовного кодекса РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица без его согласия наказывается штрафом или лишением свободы.
Во избежание нежелательных последствий необходимо подобрать ПО, которое учитывает интересы обеих сторон. Один из наиболее ярких примеров таких решений — система мониторинга «ИНСАЙДЕР». Программа позволяет автоматизировать учет рабочего времени, обеспечить соблюдение норм трудового регламента и объективную оценку активности сотрудников.
Система отличается своим широким функционалом и возможностью гибкой настройки под потребности конкретной компании. Для решения более специфических задач есть большое количество узконаправленных ПО, с которыми вы можете ознакомиться ниже.
Классификация программ мониторинга по функционалу
Удаленный доступ к ПК
Такие программы позволяют транслировать экраны рабочих устройств сотрудников. При этом неважно, где они находятся — в офисе или дома на удаленке — руководитель всегда сможет посмотреть, что происходит на экране компьютера.
Одним из популярных решений для дистанционного контроля является RuDesktop, который в свое время стал полноценной заменой ушедшего из России TeamViewer. Этот сервис обеспечивает надежный удаленный доступ к компьютерам и смартфонам на популярных ОС: Windows, MacOS, Android и Linux, в том числе Astra Linux, BaseAlt и РЕД ОС.
RuDesktop, как и многие подобные решения, предлагает ряд стандартных функций:
- подключение к компьютерам, мобильным устройствам, клавиатурам и мышкам;
- открытие файлов различных форматов, просмотр буфера обмена;
- включение программ, посещение интернет-ресурсов и т. п.
Все эти возможности также предлагают Ammyy Admin, Supremo Remote Desktop, mRemoteNG, TightVNC и Remote Utilities. Единственный нюанс этих программ в том, что все они работают в открытом режиме. То есть сотрудники будут в курсе, что руководство мониторит их действия.
Если же вам нужно решение для скрытого контроля подчиненных, стоит обратить внимание на «ИНСАЙДЕР», Kickidler и StaffCop. Это ведущие отечественные сервисы, которые обладают широкими возможностями для незаметного мониторинга, при этом не нарушают личные границы сотрудников.
Контроль различных действий
К этой категории относятся инструменты по типу кейлоггеров и видеологгеров, которые предназначены для контроля цифровой активности сотрудников. Их основное преимущество заключается в возможности мониторить действия подчиненных за компьютерами в скрытом режиме. Ознакомимся с каждым типом более подробно:
- Кейлоггеры. Эти программы, также известные как «клавиатурные шпионы», работают путем фиксации нажатий клавиш и создания log-файлов, которые содержат информацию о введенном тексте. Они позволяют узнать, что сотрудники искали в Сети, с кем и о чем конкретно переписывались в соцсетях и по электронной почте. Кроме того, многие современные кейлоггеры содержат инструменты для анализа контекста использования тех или иных слов.
Так, кейлоггер «ИНСАЙДЕР» автоматически реагирует на триггерные фразы, которые сотрудники употребляют в процессе работы, и составляет отчеты по каждому такому инциденту. Руководитель может заранее добавить в базу необходимые слова и распределить их по тематическим группам, а также указать, для каких должностей их использование будет считаться нарушением.
Среди других кейлоггеров со схожим функционалом можно выделить Actual Spy, Ardamax Keylogger, Spytech SpyAgent, All In One Keylogger, Spyrix Personal Monitor, Refog Personal Monitor, Elite Keylogger и Spytector.
- Видеологгеры. Как следует из названия, эти программы записывают видео с рабочего стола сотрудников, большинство из них также делают снимки экрана. В основном запись осуществляется с заданной периодичностью, также съемка может автоматически начаться при выполнении триггерного действия. Это может быть посещение развлекательного ресурса, копирование конфиденциальной информации, запуск определенной программы, скачивание файлов и т. п. Полученные скриншоты и видеозаписи сохраняются в базе и автоматически передаются руководителю для дальнейшего анализа.
- Другие сервисы. В эту категорию входят программы, которые предоставляют возможность просматривать содержимое буфера обмена, историю использования веб-сайтов и приложений, переписки и действия с файлами. Среди популярных примеров можно выделить NeoSpy, Spy Go и Real Spy Monitor. В основном они предназначены для контроля небольших групп пользователей, так что средним и крупным предприятиям лучше присмотреться к другим решениям.
Автоматический учет рабочего времени
Ранее учет рабочих часов велся вручную с помощью бумажных табелей, в которых кадровики и руководители отделов фиксировали время прихода и ухода сотрудников. Сегодня этот процесс значительно упростился — благодаря автоматизированным решениям в нем больше не задействуются люди. На смену табелям пришли системы учета рабочего времени (СУРВ) и тайм-трекеры, которые позволяют эффективно отслеживать рабочую активность и оптимизировать управление ресурсами компании.
Оба типа программ фиксируют начало и конец смены, перерывы, опоздания и отклонения от графика. Основное различие между ними заключается в назначении и возможностях. Тайм-трекеры представляют собой простейшие сервисы для подсчета времени, которые сотрудники могут использовать для самоконтроля. СУРВ — комплексные решения с более широким набором функций:
- фиксация активности сотрудников за компьютером и формирование таймшитов;
- анализ данных с последующим составлением отчетов по сотрудникам и должностям;
- настройка различных графиков работы, включая индивидуальные;
- отслеживание нарушений с автоматической отправкой уведомлений;
- интеграция с корпоративными системами и сторонними решениями.
Эти и многие другие возможности реализованы в таких решениях, как «ИНСАЙДЕР», «Стахановец», Kickidler и StaffCop, которые занимают лидирующие позиции среди отечественных программ мониторинга и учета рабочего времени.
Среди популярных англоязычных решений выделим HubStaff, Time Doctor, Toggl, ActivTrack и Teramind. Они широко используются во всем мире благодаря своей функциональности и возможности адаптации под различные бизнес-потребности.
Контроль информационных утечек
Рассмотренные выше категории ПО предоставляют множество полезных инструментов, однако они не способны анализировать исходящий трафик на предмет возможных утечек конфиденциальной информации. Для этого существуют специализированные DLP-решения (Data Leak Prevention). В переводе на русский язык аббревиатура расшифровывается как «предотвращение утечек данных».
DLP-системы представляют собой мощные и чаще всего дорогостоящие программные комплексы, которые анализируют входящий и исходящий трафик на наличие конфиденциальных данных. Обычно это происходит посредством распознавания специальных меток и хеш-функций или через контроль пересылок и фильтрацию информации.
Помимо защиты данных, многие современные DLP-системы также предлагают дополнительные функции, такие как онлайн-мониторинг, учет рабочего времени, трансляция экрана и т. д. Наиболее популярные российские решения — InfoWatch, SecureTower, Trafica и «МФИ Софт». Лидерами среди мировых производителей DLP-систем являются Symantec Corporation, Websense Inc и Verdasys Inc.
Отслеживание местоположения
Ранее для контроля передвижений сотрудников использовались GPS-трекеры. Они представляют собой специальные приборы, которые собирают данные о местонахождении персонала и отправляют их на корпоративный сервер.
Некоторые компании до сих пор оснащают служебные автомобили GPS-маячками для контроля маршрутов и выявления отклонений от заданного плана. Такой подход позволяет определить тех, кто не упускает шанса воспользоваться корпоративным транспортом в личных целях, минимизировать нарушения дисциплины и пресечь халатное поведение сотрудников.
Для повышения уровня безопасности и контроля въезда на закрытые территории навигационные устройства можно сочетать с биометрическими сканерами или картами доступа. Такие комбинации широко применяются на военных объектах, производственных предприятиях и других критически важных структурах.
Современные технологии предлагают новые возможности для мониторинга местоположения специалистов с разъездным характером работы без использования дополнительных устройств. Достаточно установить специальное приложение на смартфон сотрудника, и вся информация о его передвижениях и активности будет автоматически передаваться на компьютер или телефон руководителя.
Сейчас все больше компаний предпочитают внедрять комплексные решения, которые сочетают в себе функционал GPS-трекеров с другими инструментами мониторинга. Такие системы обеспечивают не только контроль перемещений мобильных сотрудников, но и предлагают широкий спектр возможностей для анализа данных и оптимизации рабочих процессов.
Наиболее яркий представитель среди российского ПО — система мониторинга «ИНСАЙДЕР». Это многофункциональное решение, которое позволяет автоматизировать учет рабочего времени, оптимизировать внутренние процессы и укрепить дисциплину офисных и выездных сотрудников.
Оценка показателей эффективности
Во многих современных программах мониторинга персонала предусмотрены инструменты для оценки эффективности использования рабочих часов. С их помощью руководитель может узнать, занимаются ли сотрудники выполнением задач или отвлекаются на посторонние дела. Такие решения условно делятся на две категории:
- ПО для самоконтроля. При работе с подобными решениями сотрудники самостоятельно отмечают задачи, а система записывает временные затраты и использованные ресурсы. Популярным примером такого сервиса является Time Doctor.
- Решения Zero Trust. Эти программы автоматически фиксируют все действия сотрудников и присваивают им соответствующие статусы продуктивности, что позволяет более детально отслеживать рабочую активность. Такие системы не допускают самостоятельного ввода данных подчиненными и досконально анализируют любую активность, поэтому их невозможно обмануть.
Одной из таких систем, которые работают по принципу Zero Trust, является «ИНСАЙДЕР». Этот сервис отслеживает активность сотрудников за ПК и классифицирует их действия на три категории:
- Продуктивные — это все, что связано с выполнением рабочих задач.
- Отвлечения — периоды, когда сотрудник использует развлекательные ресурсы, социальные сети или другие сервисы, не относящиеся к его профессиональной деятельности.
- Простои — временные промежутки, в течение которых сотрудники не выполняют никаких действий за ПК.
На основе собранных данных «ИНСАЙДЕР» генерирует наглядные отчеты с графиками и дашбордами, которые позволяют оперативно оценить загруженность специалистов и принять меры для оптимизации работы.
Нюансы внедрения программы мониторинга
Установка программы мониторинга сотрудников требует не только технической подготовки, но и определенных управленческих усилий. Важно понимать, что не все сотрудники могут быть готовы к нововведениям, особенно если ранее в компании не использовались подобные инструменты контроля.
Чтобы избежать недоразумений и конфликтов, нужно обязательно проинформировать команду не только о внедрении нового ПО, а также о целях и преимуществах этого шага. Объясните, что программа мониторинга направлена на оптимизацию рабочих процессов и повышение эффективности работы всей команды. В данном случае цель руководства — не покарать подчиненных, а помочь им добиться лучших результатов.
Именно благодаря прозрачности в работе и открытости в общении удастся снизить напряженность, которая может возникнуть на фоне изменений, и создать условия для успешной интеграции нового инструмента в рабочую среду.
Как подобрать подходящее решение
Прежде всего нужно определить, для чего именно вам нужно ПО: контроль выполнения задач, обеспечение информационной безопасности или автоматизация учета рабочего времени. Если вы заинтересованы в решении всех этих задач, стоит обратить внимание на систему мониторинга «ИНСАЙДЕР». Это многофункциональное решение, которое позволит получить полное представление о происходящем в вашей компании и принять необходимые меры для оптимизации рабочих процессов. Чтобы оценить все возможности программы до покупки, предлагаем воспользоваться бесплатной двухнедельной триал-версией. С ее помощью вы сможете протестировать «ИНСАЙДЕР» в реальных условиях и убедиться в его эффективности.